Qual é a diferença entre um administrador e um auxiliar administrativo? Basicamente, os administradores assumem tarefas administrativas mais complexas e avançadas, devido às grandes responsabilidades que têm. Portanto, os administradores geralmente estão em cargos mais elevados. Ou seja, eles podem ser os próprios donos de suas empresas, diretores executivos ou gerentes.
Já os auxiliares administrativos possuem responsabilidades adicionais nas empresas. E podem realizar tarefas prestando assistência para os administradores, otimizando a funcionalidade e garantindo a boa administração das organizações.
Neste artigo, vamos explicar direitinho as diferenças entre um administrador e um auxiliar administrativo. Então, se quiser saber tudo sobre o assunto, vem com a gente!
O que você verá neste artigo:
O que faz um administrador?
Vamos entender agora como funciona cada função. Embora os assistentes administrativos façam múltiplas tarefas, como atender telefones, manter agendas, editar documentos e preparar relatórios, os administradores possuem uma grande carga de responsabilidades. Nesse sentido, as responsabilidades dos administradores são maiores. Ou seja, tudo que ocorre em uma organização, o administrador deve estar ciente e estabelecer medidas para o bom funcionamento de todos os setores.
Tendo em vista todas as funções do administrador, ele precisa ter habilidades com gerenciamento em todas as questões: Compras, Financeiro, Recursos Humanos, Marketing e Logística. Afinal, a gestão tem tudo a ver com planos e ações. Além disso, ele se preocupa em formular políticas e estabelecer objetivos.
Em síntese, um administrador cuida da gestão da organização, e tem a responsabilidade de garantir que as atividades administrativas dentro de uma organização sejam executadas com eficiência. Logo, fornecendo todo suporte e estrutura a outros funcionários em toda a organização, inclusivo do auxiliar administrativo.
O nível de escolaridade de um administrador é o ensino superior. No entanto, essa regra não se aplica aos que fundaram uma empresa. Porém, para cargos ocupados por contratação, os administradores, diretores e gerentes, por exemplo, devem possuir além dos ensino superior, muitas outras atribuições. Ou seja, pós graduações, domínio de ouras línguas, boa comunicação, habilidades com finanças, liderança, etc.
O que faz um auxiliar administrativo?
Um auxiliar administrativo, como o próprio nome sugere, tem a função de dar suporte e ajudar nas demandas do administrador. Ou seja, ele realiza tarefas mais simples, mas que são bastante recorrentes e importantes dentro de uma empresa. Logo, um auxiliar administrativo é o braço direito do administrador, gerente, etc; ou seja, de pessoas que estão na liderança de uma organização.
Na prática, um auxiliar administrativo é responsável por zelar pelo bom funcionamento de um escritório, empresa, ou qualquer organização. Logo, ele desempenha tarefas administrativas, como arquivamento, planejamento e coordenação das atividades gerais do escritório, além de redigir os respectivos relatórios. Em certos casos, especialmente ao lidar com pequenas empresas, os assistentes administrativos podem assumir tarefas relacionadas ao RH, como gerenciamento da folha de pagamento, recrutamento e logística.
O nível mínimo de escolaridade para exercer o cargo de auxiliar administrativo é o ensino médio completo. Porém, hoje em dia, cada vez mais os empregadores tendem a preferir candidatos com ensino superior em Administração, Gestão de Pessoas, Contabilidade, entre outros cursos afins. Ou mesmo, estudantes que estejam terminando a faculdade. Possuir esse tipo de formação ou algo mais avançado (pós-graduação ou mestrado) é especialmente importante para candidatos que desejam avançar na carreira e eventualmente se tornarem administradores, gerentes, diretores executivos, etc.
A maioria dos empregos disponíveis para auxiliar administrativo exigem experiência na área. Além disso, domínio do pacote Office (Word, Excel e PowerPoint); e pelo menos uma segunda língua, como inglês ou espanhol.
Administrador x auxiliar administrativo: quais as diferenças principais?
Agora que já foi explicado de forma detalhada a função de cada um, vamos falar um pouco das diferenças entre um administrador e um auxiliar administrativo. Citaremos a seguir as 3 principais diferenças:
Nível hierárquico
Primeiramente, a diferença óbvia entre o administrador e o auxiliar administrativo o nível da função que cada um desempenha. Ou seja, o administrador é um líder, que lidera toda a organização, incluindo o auxiliar administrativo. Nesse sentido, o auxiliar exerce funções estabelecidas pelo administrador da empresa.
Tarefas atribuídas
Outra diferença clara entre um administrador e um auxiliar administrativo é a determinação das tarefas atribuídas. Ou seja, por mais que as tarefas sejam semelhantes (fazer relatórios, organizar planilhas financeiras, gerenciar pessoas, etc) um administrador exerce-as em uma dimensão bem maior. Por exemplo, o administrador, além de realizar tarefas que um auxiliar executa, ele precisa entrar em contato com investidores, fazer reuniões, direcionar estratégias e metas na empresa, e fazer tudo dar certo. Sendo assim, a responsabilidade é claramente maior.
Escolaridade
Como as responsabilidades são maiores, geralmente é exigido um nível de escolaridade mais elevado para o administrador. Ou seja, um auxiliar administrativo não necessita ter ensino superior para exercer sua função. Por outro lado, um administrador é essencialmente alguém que se formou em administração e está em cargo de liderança em alguma organização. Ou fundada por ele mesmo, ou por meio de contratação.
É claro que, como foi citado, quem funda uma empresa não necessariamente é preciso ter se formado em Administração ou outro curso superior. Existem muitos CEOS, empresários e administradores que fundaram empresas gigantes sem ensino superior. Mas não é uma regra. Logo, o ensino superior continua sendo muito importante para quem quem alcançar cargos de liderança.
O Administrador é superior ao auxiliar administrativo?
Para concluirmos, embora geralmente o administrador seja classificado acima do auxiliar administrativo na estrutura da organização, os dois costumam se relacionar e se comunicar para identificar políticas e práticas que podem beneficiar a empresa e aumentar os lucros.
Portanto, pode-se dizer que é totalmente possível um auxiliar administrativo tornar-se administrador. Afinal, ele tem toda experiência e comunicação direta com o administrador. Para isso, é essencial que o auxiliar busque crescer na carreira, fazendo uma faculdade de Administração, uma pós-graduação, conquistar fluência em outras línguas, etc. Além disso, buscar aprender habilidades de comunicação, resiliência e liderança é fundamental.
Essas dicas são valiosas e essenciais para quem quer alcançar sucesso na área administrativa. Afinal, o mercado está cada vez mais exigente. Mas, lembre-se que alcançar sonhos e objetivos é e sempre foi questão de foco e determinação.
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