O método Kanban vem ganhando cada vez mais espaço. Utilizado para organizar tarefas do dia e, além disso, aumentar a produtividade. Você pode usar tanto para afazeres comuns quanto para seu trabalho. Então, aprenda como usá-lo da melhor forma.
O que você verá neste artigo:
Método Kanban: o que é?
O Kanban pode ter ficado popular nos dias atuais, mas sua origem é antiga. Surgiu no Japão em 1940. Seu criador foi Taiichi Ohno, um homem de negócios da Toyota.
Ohno se inspirou na forma como se organizava as prateleiras dos supermercados. Ou seja, na estocagem de produtos para atingir a demanda.
O método Kanban foi adaptado com os anos para gerenciar outros fluxos de processos. É feito um quadro com listas de tarefas denominadas como “entrada”, “em produção” e “concluído”. Então, embaixo de cada grupo ficam os cartões com as tarefas que precisam ser feitas.
Quando um trabalhador começa uma tarefa, ele move o cartão para “em produção”. Mas, você pode adaptar o nome dos grupos do jeito que quiser. Além disso, esse método de organização tem o objetivo de:
- Ajudar nas demandas;
- Priorizar atividades;
- Aumentar a produtividade;
- Oferecer maior controle sobre as tarefas.
Benefícios do método Kanban
O método de organização com o Kanban tem muitos pontos positivos. Por isso, muitas empresas costumam usá-lo com seus empregados. Conheça alguns deles a seguir.
Maior autonomia
Em geral, o método Kanban dá autonomia ao profissional. São eles que organizam o próprio processo. Por isso, fornece motivação na hora de trabalhar.
Não é preciso que o chefe avise ou peça algo para o empregado. Afinal, quando chegar no trabalho, ele verá as tarefas e escolherá por qual começar.
Visão do todo
Ao visualizar todo o processo, você consegue saber as etapas de cada tarefa. Assim, a ansiedade é diminuída. Aliás, você sabe o que precisa começar e acabar. Além disso, consegue ver como os seus colegas estão.
Melhor comunicação entre o grupo
A tabela do método Kanban mostra todo processo. Além disso, pode mostrar qual tarefa cada um está fazendo. Isso acaba melhorando a comunicação. Afinal, só mudar os cartões de lugar já informa aos colegas sobre seu trabalho.
Facilitação do fluxo de trabalho
Muitas vezes os processos de trabalho têm partes desnecessárias. Mas, usar a organização Kanban ajuda tudo a ser mais prático. Algumas podem ser removidas ou ficar mais simples. Assim, o fluxo fica mais fácil e melhora a produtividade.
Metas e prioridades claras
Ter uma visão do todo torna possível ver quais são as metas do projeto. Além disso, para conseguir atingir o objetivo, é preciso saber o que é prioridade. O método Kanban torna fácil saber o que deve ser feito primeiro. Afinal, ao ver todos os cartões, você terá uma ideia do que fazer para atingir a meta.
Mais entregas
A organização Kanban tem pequenos ciclos de trabalho. Ou seja, os cartões não costumam ter tarefas que duram muitas horas. Não é preciso ficar muito tempo pensando quais são as tarefas do dia. Além disso, você pode pegar outro cartão sempre que concluir o que estava fazendo. Desse jeito, consegue entregar mais em menos tempo.
Formas de usar o método Kanban
Não são só empresas que usam o método Kanban. Você pode utilizá-lo em muitas áreas da sua vida. Veja alguns exemplos.
1. Publicar artigos
Para a criação de artigos, pode ser feita a forma mais básica do Kanban. Ou seja, os grupos “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Mais grupos podem ser adicionados, se precisar. Por exemplo, ter uma coluna para “ideias”. Tudo depende de como o time funciona.
Outras pessoas podem se tornar responsáveis pela tarefa conforme os cartões passam de fase. Por exemplo, um redator escreve um texto e o coloca na coluna de “concluído”. Depois, um corretor revisa o texto antes que vá para “publicado”.
2. Gerenciar fluxos de venda
Os locais de venda também podem usar o método Kanban para se organizar. Ajuda tanto a equipe quanto os clientes.
Imagine que um produto do mercado acabou. Então, um dos funcionários marca no grupo de “em falta”. Depois, alguém faz o pedido da mercadoria e move o cartão para “encomendado”. Você também pode usar quando um cliente pede algum produto. Assim, pode criar grupos para quando aprovar o pagamento ou enviar o produto.
3. Planejar viagem
Para viajar é preciso estar atento aos seus bens. Então, é possível criar uma coluna para tudo o que é preciso levar.
O método Kanban ajuda a planejar a viagem. Então, coloque monumentos, restaurantes ou lojas que você deve visitar. Além disso, você também pode marcar as informações do seu voo ou hotel.
4. Aprender uma nova língua
Dominar um novo idioma é difícil. É preciso prática e leva bastante tempo. Mas, você pode marcar tudo o que deve fazer com a organização Kanban. Marque as matérias que precisa revisar ou os próximos estudos.
Além disso, pode colocar sites e livros que ajudam a aprender o idioma. Faça grupos como “para aprender” e “aprendido”. Assim, vai acompanhar todo o seu progresso.
5. Tarefas domésticas
Imagine usar o método Kanban para tarefas como limpar a casa. O melhor é que você pode usar em grupo. Então, é uma boa dica para quem divide as tarefas.
Coloque todas as atividades da semana. Portanto, faça os grupos comuns “a fazer”, “fazendo” e “concluído”. Conforme as pessoas terminam as tarefas, os cartões são movidos.
É um ótimo jeito de aumentar a produtividade até em casa. Afinal, é uma lista do que cada um precisa fazer para ajudar com as tarefas. Além disso, não é preciso chamar atenção para arrumar a cama ou lavar a louça.
6. Usar o método Kanban para estudar
O método Kanban é uma grande ajuda quando é preciso estudar muitas matérias. Por exemplo, para o ENEM. Faça uma coluna com todas as matérias que precisa estudar. Além disso, tenha em mente até quando precisa aprender aqueles conteúdos.
Grupos “estudar”, “estudando” e “concluídos” podem ser ótimos. Você também pode acrescentar “revisar”. Então, coloque nesse grupo as matérias mais difíceis para olhar mais uma vez. Isso também pode ajudar a motivar os estudos. Mas, lembre-se que cada pessoa se adapta melhor a um método diferente.
Organize-se com o Kanban
Quem quer aumentar a produtividade vai adorar este método de organização. Além disso, o trabalho em equipe vai melhorar bastante e trabalhar se tornará prazeroso. Vale a pena testar o método Kanban para ver se combina com você.
