No fim do dia, você sente que, mesmo depois de fazer várias atividades, não rendeu nada? Ou percebe que sua rotina está desorganizada e você acaba deixando várias tarefas importantes de lado? Então, você precisa da Matriz de Eisenhower na sua rotina.
Neste artigo, vamos abordar tudo sobre esse método e como ele pode te ajudar no seu dia a dia. Com a ajuda dessa Matriz de Eisenhower, você pode ter um dia muito mais produtivo, organizado e funcional.
Portanto, confira tudo sobre o método e descubra como fazer a sua própria Matriz.
O que você verá neste artigo:
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um método para categorizar as atividades do dia e semana, se baseando em dois critérios principais: urgência e importância. Parece simples e é, mas é extremamente eficaz.
Portanto, sua intenção, seu objetivo, é priorizar as tarefas que são urgentes e importantes, enquanto as outras que não são vão para o final da fila. Assim, você sabe em quais atividades focar e não perde tempo com outras de menos importância ou urgência.
Para você entender melhor, podemos dizer que as tarefas consideradas importantes são aquelas que podem ser relacionadas ao alcance do seu objetivo do momento. Já as consideradas urgentes são aquelas diretamente relacionadas e ligadas a prazos.
Mas vamos entender como surgiu essa Matriz, para depois ver como funciona realmente.
Como surgiu esse método?
A Matriz foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, o Dwight Eisenhower, levando seu sobrenome. O ex-presidente foi responsável tanto pela estratégia quanto pela execução das ações durante a Segunda Guerra Mundial. Após isso, se tornou o 34º presidente, aprovou a criação da NASA e ainda criou a DARPA.
Para realizar tudo isso de forma funcional, criou a Matriz de Eisenhower, que não tinha esse nome na época. É um sistema bastante eficaz para organizar tempo e priorizar tarefas no dia a dia.
Principais benefícios de usar a Matriz
Podemos citar alguns benefícios que a Matriz de Eisenhower pode proporcionar para sua rotina do dia a dia. Mas há muito mais que só descobrimos após aplicar na nossa vida profissional e pessoal.
Portanto, a Matriz de Eisenhower vai:
- Facilitar a separação entre todas as tarefas do dia a dia;
- Auxiliar a priorizar tarefas mais urgentes e importantes;
- Melhorar e aumentar a produtividade durante o trabalho/estudos;
- Agilizar a execução de tarefas;
- Ajudar na resolução de problemas e na tomada de decisões;
- Reduzir a ansiedade provocada pelo acúmulo de tarefas;
- Eliminar o desperdício de tempo;
- Aumentar a efetividade das tarefas realizadas;
- Entre outros muitos benefícios.
Mas como essa Matriz de Eisenhower realmente funciona?
Como a Matriz de Eisenhower funciona?
A Matriz de Eisenhower é dividida em 4 quadrantes em um mapa cartesiano. Vamos explicar mais a frente sobre cada um deles. Então, agrupamos as atividades que devem ser realizadas em cada um desses quadrantes.
A lógica é ordenar pensando na importância e urgência das tarefas, como dizemos anteriormente. E os quadrantes se baseiam nisso.
Para te ajudar a seguir uma linha de pensamento funcional e te ajudar a priorizar as tarefas mais importantes, ela vai criar uma trilha de tarefas que devem ser seguidas em ordem. Assim, você não perde tempo com o que não precisa no momento.
Mas cabe a você organizar e distribuir suas tarefas na Matriz corretamente, para que esta realmente funcione e você tenha um dia produtivo.
É importante que essa lista de tarefas na Matriz esteja em constante mudança. Afinal, quando você finaliza uma das tarefas, abre espaço para as próximas. Ou seja, quando finalizar as tarefas mais urgentes, vai conseguir realizar aquelas menos prioritárias, tirando todas da sua lista.
Assim que colocar todas as suas tarefas nos quadrantes da Matriz, vai conseguir enxergar com mais clareza quais são as suas principais prioridades e o que pode ser feito depois.
Portanto, agora que entendemos bastante sobre a Matriz de Eisenhower, vamos aos quadrantes para descobrir como cada um funciona.
Os quadrantes da Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower possui 4 quadrantes: importante e urgente, importante, mas não urgente, urgente, mas não importante e, por fim, não urgente.
E podemos simplificá-los desta forma:
- Importante e urgente: tarefas que precisam ser feitas imediatamente;
- Importante, mas não urgente: tarefas que possuem um prazo maior;
- Urgente, mas não importante: podem ser tarefas urgentes, mas que não precisam ser feitas no momento;
- Não urgente, não importante: são as tarefas que podem ser deixadas por último.
Vamos entender melhor sobre cada uma a seguir:
Quadrante 1: Importante e urgente
As tarefas que estão neste quadrante devem ser feitas imediatamente, pois são tanto importantes quanto urgentes. São as tarefas que você deve dedicar a maior parte dos seus esforços e tempo para finalizar de uma vez.
Quadrante 2: Importante, mas não urgente
Em ordem de prioridade, este quadrante vem logo após do primeiro. Mesmo que as tarefas não sejam urgentes, são extremamente importantes para dar continuidade no projeto. Podem ser realizadas em médio a longo prazo
Quadrante 3: Urgente, mas não importante
Neste quadrante, ficam as tarefas que, mesmo sendo urgentes, não são tão importantes. Por isso, podem ser realizadas logo após tarefas importantes. Antes, você provavelmente passava muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas elas não vão te trazer resultados como as importantes. Tudo o que for colocado neste terceiro quadrante, será feito quando houver tempo.
Quadrante 4: Não importante e não urgente
Por fim, vamos ao quarto e último quadrantes. As tarefas colocadas aqui devem ter baixa prioridade, sendo feita após que as urgentes e importantes forem finalizadas. Organizando dessa forma, você deixa de priorizar tarefas como, por exemplo, mexer nas redes sociais, para focar no que importa no momento.
Separando suas tarefas corretamente nesses quadrantes, você conseguirá ter uma visão macro do que precisa fazer na sua rotina. Seguindo a Matriz de Eisenhower, você terá um dia mais produtivo, finalizando o que precisa ser feito.
Mas como se faz uma Matriz de Eisenhower? Veremos a seguir.
Como fazer a sua própria Matriz de Eisenhower
É bem simples de montar sua própria Matriz de Eisenhower. Vamos separar por passos, assim você vai seguindo conforme lê este artigo.
1º passo: desenhar um plano cartesiano
Basicamente, você vai pegar um papel, o computador ou celular, e fazer um grande quadrado ou retângulo. Depois vai dividi-lo em 4 partes, para formar os quatro quadrantes.
Dica: há aplicativos que já montam a Matriz de Eisenhower e você só precisa adicionar as tarefas.
Depois pode fazer duas linhas, uma na vertical e outra na horizontal, ao lado e abaixo/acima, respectivamente. A linha vertical vai simbolizar a importância da tarefa, enquanto a horizontal será a urgência.
Por exemplo, imagine um retângulo dividido em 4 partes. Na linha vertical, terá duas divisões: importante e não importante. E na linha horizontal terá duas divisões: urgente e não urgente.
Portanto, o primeiro quadrado será “importante e urgente”. No segundo, à direita, será “importante, mas não urgente”. No terceiro, abaixo do primeiro, será “urgente, mas não importante”. E no quarto, à direita do terceiro, será “não importante e não urgente”.
Agora iremos listar as tarefas em cada quadrante.
2º passo: Defina as tarefas do primeiro quadrante
Portanto, o segundo passo é decidir quais tarefas são adequadas para colocar no primeiro quadrado, ou seja, o primeiro quadrante. Lembrando que este primeiro são as tarefas importantes e urgentes, as quais você deve priorizar.
3º passo: Defina as tarefas do segundo quadrante
Depois, no terceiro passo, você vai definir as tarefas do segundo quadrado, ou segundo quadrante. Nesta parte, ficam as tarefas importantes, mas não urgentes. São aquelas que você vai dar prioridade após finalizar as do primeiro quadrante.
4º passo: Defina as tarefas do terceiro quadrante
No quarto passo, você vai definir as tarefas do terceiro quadrante. Aqui, ficarão aquelas que são urgentes, mas não importantes. Devem ser realizadas após as do segundo quadrante ou durante, contanto que não atrapalhe seu fluxo do segundo quadrante.
5º passo: Defina as tarefas do quarto quadrante
Por fim, irá definir as tarefas do quarto quadrante, que não são nem importantes e nem urgentes. Essas tarefas devem ter baixa prioridade e ser realizadas após as mais importantes ou quando houver tempo livre.
6º passo: Siga corretamente a Matriz de Eisenhower
Para o método funcionar, obviamente você precisa segui-lo corretamente, dia após dia. Também é importante ser racional na hora de distribuir as tarefas, além de mantê-lo sempre atualizado e em constante rotação.
Agora que conhece melhor a Matriz de Eisenhower, coloque em prática, fazendo uma específica para sua necessidade.
Veja, por exemplo, o que é Antifragilidade.
