As rotinas administrativas fazem parte do dia a dia de um formado em Administração. Então, para saber se você realmente pertence a esta área, confira a seguir este conceito, bem como as principais atividades que as compõem e a sua importância em uma empresa.
O que você verá neste artigo:
O que são as rotinas administrativas?
As rotinas administrativas são todas as atividades que dão suporte aos departamentos de uma empresa. Dessa forma, são realizadas por etapas, repetitivamente e graças a elas, um escritório consegue funcionar bem.
Confira um exemplo prático a seguir:
Quando se entrevista um candidato, ele pode ser ou não a pessoa certa para o trabalho. Caso ele seja, isto é, tenha o perfil adequado, a partir daí, uma série de processos vão acontecer até ele ser efetivado no emprego, como:
- Assinatura de um contrato;
- Registro da carteira de trabalho;
- Cadastro no e-social, sendo uma plataforma do governo;
- Adicionar o nome do novo contratado nos registros dos funcionários da empresa;
- Informar o gerente do departamento sobre a nova contratação;
- E integrar o novo colaborador à equipe.
Nesse exemplo prático, dá para identificar a função de um gestor de pessoas (aquele que seleciona o candidato). Bem como as rotinas administrativas, que fazem cada etapa dos processos acontecerem. Assim, são todas elas que tornam a contratação possível.
Porque é importante as rotinas administrativas?
Qualquer empresa funciona através de um sistema próprio, com suas funções e processos. Afinal, nenhum dono de um negócio ou administrador fica o tempo todo ditando o que precisa ser feito.
Isso cabe a cada colaborador. Então, o que eles fazem é dar os recursos financeiros e materiais necessários, à tecnologia e o pessoal para que tudo aconteça como deve ser.
Cada uma dessas partes atua em conjunto, de modo a atingir um objetivo em comum. É claro que o que move as finanças, as tecnologias e os materiais são os funcionários. Então, é a partir deles que são criadas as tarefas que compõem esse sistema.
Toda empresa precisa de rotinas eficientes
As rotinas administrativas, de fato, são as funções diárias de uma empresa, feitas, em geral, do mesmo jeito.
Graças a elas, as organizações obtêm seus resultados e seguem seus planos. Já que essa rotina dá o suporte para as tarefas principais, ou seja, aquelas que pertencem à tomada de decisão e a estratégia.
Conheça os pilares das rotinas administrativas
Algumas rotinas administrativas precisam mais da atenção de um formado em Administração do que outras.
Esse é o caso das que estão mais perto do modo de funcionamento de uma empresa. Por isso, certas disciplinas da faculdade têm esse foco. Saiba mais a seguir.
Gestão financeira
Esse é o primeiro grande pilar, pois se refere às finanças da empresa. Dessa forma, entenda melhor como esse setor funciona:
- Todo valor que a organização recebe, é a sua receita;
- Por outro lado, tudo que ela paga, são os seus gastos;
- Os colaboradores dessa área cuidam do fluxo de caixa;
- Que é o dinheiro com o qual a empresa vai quitar todas as despesas.
Gestão de pessoas
Esse setor tem a ver com os funcionários. Dessa maneira, aqui há várias rotinas administrativas ligadas aos Recursos Humanos, por exemplo:
- Folhas de pagamento;
- Análises de desempenho;
- Etapas de uma contratação;
- Demissões.
Marketing
O Marketing atrai clientes e público, de modo a adquirir os produtos/serviços da empresa. Para tanto, há rotinas que a Administração adota que tem a ver com a comunicação. Por exemplo, criação de campanhas, anúncios, pesquisas e muito mais.
Atendimento ao cliente
Isso é essencial em qualquer negócio. Assim, todo empreendimento precisa ter um canal para dialogar com os seus clientes, onde os mesmos possam entrar em contato para:
- Tirar dúvidas sobre os produtos e serviços;
- Fazer compras;
- Mandar sugestões e reclamações;
- Solicitar soluções de problemas e muito mais.
Como realizar as tarefas diárias seguirem eficientemente?
A qualidade das rotinas administrativas de uma empresa nunca será igual a de outra. Por conta disso, os administradores fazem toda a diferença e podem tornar um negócio mais competitivo do que o outro.
Defina padrões e documente as tarefas
A eficiência tem como medida principal o grau de maturidade. Em outras palavras, as rotinas sem padrões seriam bem menos eficazes do que as funções já produzidas e documentadas para todos.
Um exemplo para você poder entender melhor. É muito mais prático e inteligente arquivar os documentos, assinar contratos e etc, tudo da mesma maneira do que cada colaborador fazer do seu jeito.
Sempre buscar por melhorias
Toda organização precisa considerar como as rotinas administrativas funcionam, bem como as formas de melhorá-las. Isto é, procurando maneiras de economizar tempo e dinheiro.
Um dos muitos benefícios de um curso de Administração, é a sua capacidade de planejar e aplicar melhorias nas rotinas.
Em uma empresa, em geral, isso é feito por administradores e analistas administrativos. Assim, cabe-lhes tomar decisões e criar estratégias. Por outro lado, a parte de colocar isso em prática diz respeito aos técnicos em Administração.
Uso da tecnologia
Os softwares de gestão têm assumido cada vez mais rotinas administrativas. Dessa forma, hoje, elas podem ser concluídas de modo mais rápido e em poucos cliques do mouse. A tecnologia, sem dúvida, é uma grande e essencial aliada dos administradores.
Quais os tipos de atividades ligadas às rotinas?
Agora você já deve ter entendido melhor sobre esse conceito e sua importância. Dessa maneira, percebeu também que faz parte do papel desse profissional da área de Administração: planejar, executar, controlar, avaliar e melhorar essas tarefas diárias.
Com isso, fica claro que as principais atividades ligadas às rotinas administrativas são as seguintes:
- Levantar dados;
- Documentar eventos importantes;
- Arquivar documentos;
- Cadastrar dados e informações nos sistemas de gestão;
- Executar tarefas, a fim de seguir com os planos e decisões de cada departamento;
- Fiscalizar e controlar todas as tarefas da empresa.
Quais cursos fazer para trabalhar na área?
Os cargos que exigem nível superior estão mais próximos da parte estratégica de uma organização. Por outro lado, os outros têm a ver com o lado mais prático. No entanto, vale destacar que ambos possuem suas próprias rotinas.
Um detalhe importante: à medida que sua graduação aumenta, os salários ficam melhores. Dessa forma, confira alguns exemplos a seguir:
- Auxiliar administrativo: cerca de R$1.500,00;
- Técnico em Administração: R$2.500,00;
- Analista administrativo: R$4.100,00;
- Já um administrador: R$4.100,00.
